Verbale Riunione Fondativa del 7/3

-->
VERBALE RIUNIONE fondativa della Associazione “GAStello Economia, Ecologia, Etica”

In data 7/3/2013 alle ore 20.45 si è riunito presso Studio di Naturopatia in via Matteotti 111, C.S.P.T. Il gruppo di soci fondatori della A., che dopo aver svolto le formalità relative alla fondazione della A., insieme ad alcuni soci ordinari hanno dato vita alla seguente discussione.

Presenti: BASCHETTI SIMONETTA, BRAGA MARIA SILVIA, CORSI ORIANA, DALL'OLIO CRISTINA, GIUSTI MARINA, GORETTI MONICA , IACOVELLI ROSELLA , MACCAFERRI LUCIA, PERI MARCELLO,  PERONA MARCO, PIUNTI DANIELA, PRATI RITA.

Presidente la riunione: Marcello Peri
Verbalizzante: Lucia Maccaferi

Si stabilisce la quota associativa per l'anno 2013: 20€, che serviranno a coprire le spese di registrazione e a rappresentare un simbolo di impegno per ciascun associato. La assemblea delega il Presidente alla acquisizione delle marche ed alla registrazione dell'atto.

La sede ufficiale per il momento è presso la "Casa del Nibbio" in via Conventino 2051, C.S.P.T. tuttavia si pensa a una sede che sia comoda a Castel San Pietro: per esempio il Podere Zabina o a Casatorre, riguardo alle quali si impostano colloqui con la amministrazione locale ed altri soggetti.

Gli ordini a produttori, effettuati dai singoli associati, sono a titolo personale, vengono cioè fatti: o in modo distinto a nome di ciascun partecipante, o raggruppati sotto il nome di un unico referente che provvede allo smistamento per i singoli partecipanti.
Questo serve a sollevare l'Associazione da qualunque presunzione di svolgimento di attività commerciale, e a semplificarne la contabilità senza caricarla di entrate ed uscite “a somma zero”. Questa modalità va sempre chiarita agli associati che si propongono sia come referenti che come utenti di ordini.

I non associati simpatizzanti e interessati alle attività dell'associazione possono:
- partecipare alla mailing list generale gastello
- usufruire temporaneamente dei servizi tramite un associato,che fa da tramite per le richieste della persona stessa, facendosene carico nei suoi ordini personali.

Per le comunicazioni correnti interne al Consiglio Direttivo verrà approntata una mailing list apposita.

Chi svolge il ruolo di referente per gli acquisti si impegna a preparare per ciascun produttore una scheda-documento, con le caratteristiche del produttore stesso, le modalità di produzione, lo spirito, ed in generale una analisi comprensiva di tutti i valori e campi sensibili di cui all'oggetto associativo o successive implementazioni. Tale scheda produttore sarà per quanto possibile allegata alla mail di ciascun ordine, e/o pubblicata sul sito www.gastello.it, e/o messa comunque a disposizione dei soci.

Si stabilisce che in caso di oneri relativi alla sede, ai produttori che ne usufruiranno eventualmente come spaccio, verrà chiesto il 5% dell'incassato a copertura delle spese (cifra pari a quella richiesta presso i mercati del contadino dalla organizaizone “Campi Aperti”.
I produttori possono essere associati all'Associazione: in questo caso si rendono disponibili a visite conoscitive e a comparire in assemblea quando chiamati.

Si rileva la necesità di avere produttori di frutta/verdura durante la stagione invernale.

Si evidenziano alcuni aspetti della comunicazione tramie mailing-list. Evitare un eccessivo carico di mail che in molti casi ha scoraggiato la partecipazione, si decide che il "reply" ai messaggi inviati dalla mail principale avvengano di default solo verso il mittente originario, ed in particolare si stabilisce questa come modalità tipica per gli ordini.
Si indicano inoltre alcuni suggerimenti per la gestione ordoinaria degli ordini:
- la modalità via e-mail è la unica possibile;
- nel messaggio di aperturta ordine devono essere indicate chiaramente nel campo OGGETTO: la parola ordine, la tipologia di prodotto, la data di scadenza per l'invio dell'ordine.
- nel corpo del messaggio devono essere indicate tutte quelle informazioni che portino al minimo la necessità di ulteriori chiarimenti, e che possano facilitare le successivi fasi: ad esempio i dati dell'azienda, la possibilità di modifiche e forfait da parte del produttore, i prezzi comprensivi di iva e trasporto, i luoghi e i tempi di consegna, le richieste di aiuto...e dei riferimenti telefonici per contatti diretti.
- gli interessati possibilmente dovrebbero fare l'ordine replicando alla mail del referente, in modo da mantenere lo stesso oggetto, il che spesso significa una disposizione più ordinata nelle schermate di posta elettronica.

Null’altro essendovi su cui deliberare, il Presidente dichiara chiusa la riunione alle ore 23.45 previa stesura ed approvazione del presente verbale.


Il Presidente Il Segretario